Office-ManagerIn (m/w/d)

Festanstellung, Vollzeit · Kenntnisreich Kindertagesstätten gGmbH

Warum wir?

Wir engagieren uns leidenschaftlich für die Förderung und Betreuung von Kindern und schaffen eine liebevolle sowie inspirierende Umgebung, in der sich Kinder optimal entwickeln können.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/einen engagierte/n und herzliche/n Office-ManagerIn. In dieser Schlüsselposition koordinierst du die administrativen Abläufe und agierst als zentrale Schnittstelle zwischen unseren Kindertagesstätten und der Geschäftsführung. Deine Aufgabe besteht darin, die Kommunikation zu optimieren, Prozesse zu unterstützen und sicherzustellen, dass die unterschiedlichen Bedürfnisse und Anliegen unserer Kitas effizient und zielgerichtet bearbeitet werden.

Wir bieten:

Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit
Zusammenarbeit in einem engagierten und herzlichen Team
Vielfältige Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
30 Urlaubstage
Unbefristeter Arbeitsvertrag
Vergütung entsprechend deiner beruflichen Qualifikation

Deine Aufgaben

Allgemeine Büroorganisation und Administration
- Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien und Verbrauchsmaterialien (z.B. Kaffee, Reinigungs- und Hygienebedarf)
- Organisation und Betreuung von zentralen Abläufen am Standort Uhlandhof (z.B. Spülmaschine, Getränke, Catering-Bestellungen)
Terminmanagement und Meetingorganisation
- Koordination regelmäßiger Termine (z.B. Kitaleitungstreffen, Drop-In-Besuche, Personalbesuche)
- Planung, Einladung, Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Meetings (inkl. Protokollmanagement und Nachverfolgung offener Themen)
Kommunikation und Korrespondenz
- Zentraler Ansprechpartner und Schnittstelle für Geschäftsführung, Kitaleitungen, Mitarbeitende sowie externe Partner (z.B. Lieferanten, Eltern)
- Unterstützung und Priorisierung der E-Mail-Korrespondenz sowie Verwaltung zentraler Postfächer
Dokumentenmanagement
- Aufbau und Pflege eines effizienten digitalen Ablagesystems
- Sicherstellung der Zugänglichkeit wichtiger Dokumente und Informationen
Vertrags- und Projektmanagement
- Zentralisierung und Betreuung von Verträgen (Mietverträge, Telefon, Strom)
- Unterstützung bei Fördergeldanträgen und Verwaltung von Formularen
- Aktive Unterstützung bei operativen Projekten (Inventarisierung, Anschaffungen, zentrale Bestellprozesse)
Facility Management
- Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen (Kontakt mit Handwerkern, Hausverwaltungen und Versicherungsmaklern)
- Bearbeitung und Nachverfolgung von Wartungsprotokollen, Baumaßnahmen und Betriebskostenabrechnungen
Organisation von Veranstaltungen und kulturellen Angeboten
- Planung und Durchführung von internen Veranstaltungen und kulturellen Angeboten in enger Zusammenarbeit mit dem pädagogischen Team
Sonstige administrative Unterstützung
- Verwaltung Spendesk, organisatorische Aufgaben im Zusammenhang mit Veranstaltungen und Projekten (z.B. Events, Geschenkeorganisation, Jahreskalender)

Dein Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung im Office-Management, idealerweise im sozialen oder pädagogischen Umfeld
Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Hands-on-Mentalität
Eigenständige, strukturierte und pragmatische Arbeitsweise
Sehr gutes technisches Verständnis (digitales Dokumentenmanagement, Nutzung gängiger Bürosoftware)
Ausgeprägtes Fingerspitzengefühl und hohe Empathie im Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern
Zuverlässigkeit, Flexibilität und ein herzlicher, offener Charakter mit ausgeprägtem Service-Mindset

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Über uns

Kenntnisreich Kindertagesstätten gGmbH betreibt derzeit zwölf selbständige Einrichtungen in Berlin mit jeweils 25-145 Kindern. Wir integrieren Elemente und Methoden unterschiedlicher pädagogischer Leitgedanken auf der Grundlage des Berliner Bildungsprogramms in ein ganzheitliches Kita-Konzept. Dabei beziehen wir unter anderem Ansätze der Montessoripädagogik und der Waldorfpädagogik mit ein und orientieren uns im pädagogischen Alltag am Situationsansatz. Im Vordergrund stehen bei uns ressourcenorientiertes Denken und Handeln, gesunde Ernährung, Bewegung und Haltung, Inklusion sowie die Entwicklung von Sozialkompetenzen und ein vertrautes und verbindliches Miteinander.

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Wir freuen uns auf Dich!

Wir freuen uns über Dein Interesse an einer Tätigkeit bei den Kenntnisreich Kindertagesstätten. Wir bitten Dich folgendes Formular auszufüllen. Solltest Du Schwierigkeiten mit dem Upload Deiner Daten haben, wende Dich gerne per Email an personal@kenntnisreich.de